Teknologi

5 trin til et effektivt digitalt møde

Grundet COVID-19 har mange virksomheder måttet se sig nødsaget til omstrukturere deres måde at afholde møder på. De fleste ønsker at videreføre den effektivitet, de har oplevet i denne periode. Holdningen til de digitale møder har ændret sig og derfor vil vi gerne præsentere en guide, der klæder dig godt på til dit næste digitale møde!

Videomøde

Hvad får du ud af et digitalt møde?

Et digitalt møde kan skabe mange muligheder for dig og din virksomhed. Først og fremmest kræver et digitalt møde ingen fysisk tilstedeværelse, hvilket sikrer stor fleksibilitet. Du kan afholde møder med folk uafhængigt af deres geografiske placering. Dette sikrer, at hverken du eller dine deltagere skal tænke på transport eller bruge unødvendig tid på farten. Det giver dig gode muligheder for at kunne afholde møder uafhængigt af din deltagers tidszone eller placering.

Når du afholder møderne, vil du kunne præsentere forskellige informationer eller produkter, som deltagerne nemt og hurtigt kan få adgang til. Dette kan både foregå via en online præsentation, hvor du deler din skærm, eller gennem en chatfunktion, hvor du nemt kan dele filer og andre informationer med deltagerne. Her kan vi foreslå Google Meet, som sikrer, at du skaber de bedste rammer for dine deltagere. Google Meet kræver nemlig ikke, at dine deltagere har den rigtige konti eller plug-ins. Deltagerne får kun tilsendt et link, som de skal tilgå via browseren. Supernemt og brugervenligt!

Men hvilke ting skal du være særlig opmærksom på? Vi har samlet fem trin til, at du kan afholde det bedste møde:

1. Sørg for at være i god tid

Sørg for at være klar nogle minutter før dit møde sættes i gang. Det er dig, der afholder mødet. Derfor er det vigtigt, at det er dig, der sidder og venter – ikke dine deltagere! Derudover kan det være en god tommelfingerregel at dobbelttjekke, at alt teknologi virker. Det kan virke meget uprofessionelt og sjusket, hvis der er tekniske udfordringer, som gør at dine deltagere må sidde og vente.   

 

2. Tænk over din beklædning og fremtoning

Din beklædning og fremtoning fortæller meget om dig. Hvis du f.eks. er sælger, er det vigtigt, at du klæder og opfører dig troværdigt og tillidsskabende, som du ville gøre til et fysisk møde. Et godt førstehåndsindtryk er vigtigt, da det kan have en effekt på resten af mødet. Din påklædning og fremtoning kan være afgørende for, hvordan andre reagerer på dig. Derfor er det også vigtigt, at deltagerne kan se dig ordentligt, så tjek gerne at lys og kameraindstillinger passer. Sørg for, at kameraet står i øjenhøjde, så deltagerne ser dig fra den rigtige vinkel. Dette leder tilbage til trin 1: Sørg for at være i god tid.

 

3. Tænk over din baggrund

Selvom det kan være hyggeligt at få indblik i folks huse, lejligheder eller arbejdspladser, så vil du sikkert gerne fremstå professionelt i forbindelse med et digitalt møde. Omgivelserne kan virke forstyrrende for deltagerne. Sørg for at have ryddet din bordplads, så der ikke er forstyrrende elementer som gamle kaffekopper m.m. Til dette kan en virtuel sløret baggrund skabe en bedre effekt, da det kan minimere forstyrrende elementer og sætte dig i fokus.

 

4. Sørg for at have en klar agenda for mødet

Det kan være svært at styre et digitalt møde, hvor der oftest er flere deltagere, der vil til orde. Derfor kan det være klogt at udarbejde en agenda og en rollefordeling, som sikrer, at dagens program følger tidsplanen. Den faste agenda vil sikre, at der er en klar forståelse for, hvilke punkter I skal igennem, så mødet ikke bliver alt for langtrukkent. Rollefordelingen kan derudover hjælpe deltagerne til at forstå deres egen rolle, så folk ikke taler i munden på hinanden. Du kan med fordel benytte forskellige præsentationsværktøjer, som medvirker til, at din præsentation bliver mere interessant og livlig for deltagerne.

 

5. Sørg for at have kameraet tændt

Som nævnt i tip nr. 2, så er din tilstedeværelse vigtig. Vi aflæser utroligt meget ud fra hinandens ansigtsudtryk, hvorfor det er vigtigt at have kameraet tændt. Det kan være svært at føre en samtale med nogen, man ikke kan se. Så sørg for at have kameraet tændt, så dine deltagere kan se dig og dit kropsprog, og det ikke kun bliver envejskommunikation. Det kan være en god idé at investere i et webcam i bedre kvalitet, så dine deltagere får den bedste oplevelse.

 

Måske har I brug for at indrette mødelokalerne til videomøder og købe eller leje udstyr. Se, hvordan du kan leje udstyr her. Eller kontakt vores eksperter i indretning af mødelokalet. Med tiden bliver det helt naturligt for os at holde digitale møder. Indtil da må vi sammen øve os i at skabe de bedste rammer for møderne, så de bliver mindst lige så udbytterige og effektive som et fysisk møde. Vi håber, du har fundet inspiration i vores 5 tips til dit næste digitale møde. God fornøjelse!