Besked
Kun i dag! Få 3 flasker håndsprit med hvis du køber for minimum 2.999 kr. ekskl. moms! Tilføj blot kommentaren "håndsprit" på din ordre.
Arbejdsliv

Hemmeligheden bag en struktureret arbejdsdag

Har du svært ved at holde styr på dine arbejdsopgaver? Og føler du, at du altid er et skridt bagud? Så læs med her, hvor vi giver et par fif til, hvordan du kan sætte mere struktur på dine arbejdsopgaver.

struktureret arbejdsdag

Opbyg rutiner

Med mere struktur i dit arbejde vil du opleve, at du får mere fra hånden, og arbejdet bliver meget sjovere.
Du kan forebygge stress ved at skabe balance i arbejdslivet og i arbejdsopgaverne. Det kan du f.eks. gøre ved at planlægge din tid og arbejdsdag, dvs. indføre nye og gode rutiner i arbejdsdagen.

 

Én opgave ad gangen

Mange mener, at de er gode til at multitaske og sagtens kan have flere opgaver kørende på samme tid. Sandheden er dog, at det ikke er særlig hensigtsmæssigt. Multitasking skaber stress og forhindrer dig i at afslutte opgaver. Hvis du hele tiden skifter mellem opgaverne, bruger du unødig tid. Gør derfor en opgave færdig, før du starter på en ny. Det giver dig fordybelse og mulighed for at komme i bund med opgaverne.

 

Lav en to-do-liste for ugens opgaver

Del opgaverne ud på ugens dage. Det giver dig et overblik over, hvad der ligger og venter på dig. Men samtidig giver det dig også mere arbejdsro fra de andre opgaver, da du ikke behøver bruge unødige tanker på dem, fordi du allerede har afsat tid til dem de andre dage.

Når du planlægger dine dage, så skal du ikke proppe opgavelisten, så hvert eneste minut af din dag er planlagt. Planlæg 50-60% af din tid til opgaver. Så er der plads til småting, der kommer ind fra højre i løbet af dagen. Og de dage, hvor du kommer foran planen, kan du så plukke lidt fra de kommende dage.

Det kan være en god ide at placere de opgaver, som er mindre krævende rent mentalt, sidst på dagen. Det kan f.eks. være rutineopgaver, som ikke forudsætter ekspertise. Hvis det er muligt, så undgå at placere udviklingsopgaver, der kræver energi, nytænkning og en frisk hjerne, sidst på dagen.

struktureret arbejdsdag

Værktøj til opgaveplanlægning

Det er lige meget, hvilket værktøj du bruger. Vælg det, der fungerer for dig. Det kan være, at du skal prøve flere forskellige, før du finder det rette. Det vigtigste er at få lavet en realistisk to-do-liste – og en der holder!
Du kan bruge kalenderen i dit mailprogram til at plotte opgaver ind i, eller et webbaseret opgavesystem eller du kan bruge den gode gammeldags papirblok. Du kan også bruge en kombination.

Et konkret eksempel:
Du kan bruge et opgaveprogram som f.eks. Asana, hvor alle opgaverne lægges ind – styret med dato og opdelt i projekter. Programmet viser dig en opgaveliste i prioriteret rækkefølge. For at få struktur på denne lange opgaveliste, planlægger du – hver mandag morgen – din arbejdsuge. Til dette kan du bruge en A4 papirblok, hvorpå du skriver alle ugens arbejdsdage. Derefter fordeler du opgaverne for hver dag i den pågældende uge. Husk igen – kun at planlægge 50-60% af din tid hver dag.
Fordelen ved blokken er, at du altid har den ved hånden, så du nemt kan tilføje nye opgaver og strege løste opgaver ud.

Et ekstra lille tip: Hvis du også bruger samme blok til noter fra møder eller lign., så kan du med fordel bruge en Oxford notesbog, som har ”indbygget” tags på siderne. Disse tags fungerer sammen med Oxfords gratis app. Med appen på din mobiltelefon kan du nemt scanne, gemme og dele dine noter med andre fra mødet. Vældig smart!

Oxford blokke

Få afbrydelser i løbet af dagen

Hvis du er en af dem, der modtager mange mails i løbet af en dag og besvarer dem straks, så bruger du ikke tiden særligt effektivt. Det tager i gennemsnit 64 sekunder eller mere at vende tilbage til sit arbejde efter en mailafbrydelse. Det svarer til en halv time hver dag, hvis du får 20-30 mails i løbet af en dag – og mange modtager langt flere mails.
Så hvis dit arbejde tillader det, fastsæt tidspunkter i løbet af dagen, hvor du besvarer mails.

Orden er naturligvis et must i forhold til struktur, men du vil opdage, at jo mere struktur, du får i din hverdag, des bedre orden vil du også have i dine opgaver.
Dit mailprogram kan også hjælpe dig med at få struktur. F.eks. kan du oprette undermapper til at arkivere mails, som du skal bruge på et andet tidspunkt eller brug flag og/eller farver/kategorier til at fremhæve mails.

Så vil du nå mere på en arbejdsdag, så

  • glem multitasking og tag en opgave ad gangen
  • opbyg en rutine
  • planlæg din uge hver mandag morgen
  • del opgaverne ud på ugens dage
  • lav en to do liste
  • placér mindst krævende opgaver sidst på dagen
  • husk ikke at fylde hele dagen ud med opgaver, men hav plads til uventede hovsa-opgaver
hvordan holder duer styr på deres opgaver

Få struktur på arbejdsdagen