Skip to main content

Guide: Den gode indretningsproces

30/5-2018


Forandringsledelse kan være en svær disciplin – især når din arbejdsplads skal indrettes optimalt. Herunder følger 5 gode tips til, hvordan du kommer succesfuldt gennem processen.

 

1. Sæt teamet

Overvej hvilke brugergrupper, der skal repræsenteres, og sørg for at have dygtige projektledere, der forstår at træffe beslutninger og sikre fremdrift i processen. Tænk også over, at indretningen er med til at sige noget om virksomhedens brand til både medarbejdere og kunder. Derfor kan det være en fordel også at inddrage virksom­hedens marketing- eller kommunikationsansvarlige.

”Indretningen udgør scenografien for virksom­hedens aktiviteter, og der skal være en sammenhæng i tingene. Derfor består vores team af både en arkitekt, en produkt­ansvarlig og en marketingansvarlig.”

Henning Hauge Hansen, Arkitekt, Jyske Bank

 

2. Inddrag brugerne

Brugerinddragelse er afgørende for et succesfuldt forandrings­projekt. Jo tidligere du inddrager brugeren, des større er chancen for, at forandringen bliver tilpasset og modtaget godt i virksomheden. Sørg for at holde brugerne opdaterede gennem processen, så forventninger afstemmes, og de løbende kan omstille sig til forandringerne.

Brugeradfærd trumfer altid design. Hvis I ikke inddrager brugerne, vil de selv finde på løsninger i den nye indretning, og det kan bremse en god forandringsproces.”Der er mange følelser involveret. Behovene er så individuelle, og holdningerne er så forskellige. Det er vigtigt, at alle bliver hørt. Også selvom de måske ikke bestemmer den endelige løsning.” 

Søren Prahl, Senior Manager, Siemens

 

3. Definér behovene

Det er vigtigt at spørge ind til brugerens behov, men det er lige så vigtigt at undersøge behovene objektivt gennem forskellige analyser for at se, om brugerens opfattelse stemmer overens med virkeligheden. 

Måske finder I ud af, at mødelokalerne faktisk står tomme det meste af dagen, men at brugerne altid tror, at de er optagede, fordi alle holder møder på samme tid.

Derfor er der ikke behov for flere mødelokaler, men derimod mere fleksible mødesteder, som bedre understøtter jeres mødekultur.  

Udnyt den data, der er tilgængelig i virksom­heden til at undersøge jeres behov. Kig på mødekalenderen. Hvor mange deltager på møder, og hvor lang tid tager møderne i gennemsnit? Kig på tilstedeværelsen. Hvornår er der mange, og hvornår sidder de fleste ved skrivebordet?

 

4. Inddrag eksperterne

Det er svært at se nye muligheder, fordi I allerede har en omfattende viden om virksomheden. Vi bliver hurtigt fanget i fælden, at vi gerne vil have det, vi plejer, bare nyere, smartere og bedre. Hvis virksomheder skal nå deres fulde potentiale, skal vi ikke kun indrette efter nutiden.

Arbejdspladsen er i konstant forandring, og derfor skal vi hele tiden tage stilling til, om alle rum fortsat giver værdi, eller om noget skal ændres, fordi det ikke længere understøtter arbejdsdagen. Brug eksperterne til at udfordre jeres ideer og skabe innovative løsninger, der passer til jeres virksomhed.

 

5. Led forandringen

Overvej hvilke aktiviteter der skal følge med indretningen for at implementere og fastholde den i virksomheden. Lederne skal gå forrest i forandringsprocessen. Flyt fokus fra selve forandringen og vis personalet hvad den nye indretning bidrager med.

Måske skal I holde coaching sessions, måske skal I lave en guide, måske skal I afholde workshops eller måske noget helt fjerde.

Det er vigtigt, at I finder det, der passer til jeres virksomhed og setup. 

Giv lederne de nødvendige værktøjer til at understøtte forandringsprocessen, som følger med en ny indretning. Vis dem hvordan og hvornår møblerne kan bruges, så de kan give gode vaner videre. Sørg for at sætte deadlines på de enkelte dele af forandringsprojektet og lav plads i budgettet til at implementere forandringen på en forsvarlig måde.

 

Et godt tip!

I Arla Innovation Centre lavede de 100 dages borgfred, før medarbejderne kunne komme med ændringsforslag. Indretningen fik mulighed for at sætte sig, og mange af de indledende klager forsvandt efterhånden som gamle, uhensigtsmæssige vaner blev brudt.

”Det er vigtigt, at medarbejderne giver indretningen en chance. Det kræver en adfærds­ændring, en kulturændring og nye måder at arbejde på. Facility kan skabe rammerne, men det er medarbejderne selv, der skal lægge kulturen ind. Vaner skal ændres.”

Susanne Lyng Nielsen, Arla Foods,

Velkommen hos
Venligst vælg privat (inkl. moms) eller erhverv (ekskl. moms)